10 helah berguna untuk menguasai Excel

10 helah berguna untuk menguasai Excel

Menggerakkan Excel seperti ikan di dalam air adalah mustahak jika anda ingin memajukan pekerjaan anda. Walaupun benar bahawa hari ini kita mempunyai banyak alternatif untuk membuat spreadsheet, Microsoft masih terus menjadi salah satu alat paling kuat untuk membuat fail data .

Apa yang kami cadangkan hari ini adalah sepuluh helah Excel yang mudah tetapi praktikal yang akan membantu anda menguasai alat berguna ini . Atau sekurang-kurangnya untuk memulakan. Mereka akan membantu anda menguruskan fail dan data anda dengan cara yang lebih tangkas dan tanpa perlu menyulitkan diri sendiri.

Berikut adalah  10 petua berguna untuk menguasai Excel . Kami telah menggunakan versi terbaru Excel 2016 sebagai asas untuk kebanyakan tangkapan, walaupun kebanyakan petua juga berfungsi dengan versi program sebelumnya.

Pindahkan data dalam Excel

1. Pindahkan data

Mari mulakan dengan sesuatu yang asas. Pindahkan data dari satu sel ke sel yang lain . Salah satu tindakan yang paling banyak kita lakukan ketika kita bekerja dengan dokumen Excel. Ini sebenarnya adalah isyarat yang sangat asas, tetapi yang harus diketahui.

Oleh itu, jika yang kita inginkan adalah memindahkan lajur dengan semua data yang ada di dalamnya , sudah cukup untuk memilihnya dan menggerakkan tetikus ke tepi, sehingga tanda panah muncul. Maka anda hanya perlu menyeret lajur untuk meletakkannya di tempat yang betul. Sekiranya kami juga ingin menyalin data ini, hanya perlu menekan butang Control. Dan kemudian seret.

Setelah kami memilih lajur Excel, sudah cukup untuk menggerakkan kursor ke salah satu tepi sehingga garis silang muncul dan kemudian seret lajur

Pilih semua dalam Excel

2. Pilih semua

Apabila anda harus memilih keseluruhan jadual data di Excel, kerja itu sangat membebankan. Terutama jika dokumen itu besar. Utiliti memilih semuanya sangat praktikal ketika mengeksport data ke jadual lain, misalnya. Satu-satunya perkara yang perlu dilakukan jika anda menggunakan versi sebelum Excel 2016 adalah dengan menekan kombinasi kekunci Control + A. Kemudian anda boleh melakukan semua tindakan yang anda pertimbangkan (salin, potong ...). Sekiranya menggunakan Excel 2016, jalan pintas yang berfungsi untuk kita adalah  Control + Shift + spasi.

Anda juga harus tahu bahawa ada cara yang lebih pantas untuk memilih semua yang sesuai dalam versi ini. Dan dengan menekan anak panah yang berada tepat di sudut jadual Excel (di atas nombor 1 dan di sebelah huruf A). Cukup satu klik sahaja. Ini bukan salah satu muslihat Excel paling bijak, tetapi akan menjimatkan masa anda.

Bar Alat Akses Pantas Excel

3. Tambahkan akses pantas ke alat

Sekiranya anda kerap menggunakan Excel, anda akan mengetahui betapa pentingnya penggunaan semua alat . Jika tidak, banyak masa terbuang dan anda menghabiskan lebih banyak masa untuk mencari butang dan jalan pintas daripada melakukan kerja anda sendiri. Lalu apa yang kita buat?

Sangat mudah. Buat butang jalan pintas untuk alat yang paling banyak kami gunakan. Pada prinsipnya, dengan versi asli Microsoft Excel, anda akan mempunyai tiga butang akses pantas , yang akan anda dapati terletak di bahagian atas menu. Mereka adalah tulisan Save, Undo dan Redo.

Untuk menukar atau menambah jalan pintas baru, yang perlu anda lakukan ialah pergi ke bahagian Fail> Pilihan> Bar Akses Pantas . Tambahkan butang yang anda anggap sesuai dan hapus butang yang tidak berguna untuk anda. Setelah selesai, pilih OK.

Bar alat Excel

Pilihan lain untuk mengakses fungsi ini adalah dengan mengklik butang dengan anak panah di sebelah kanan butang arahan cepat. Kemudian menu kontekstual akan terbuka dengan akses paling umum yang boleh kita letakkan. Sekiranya mengklik "Lebih banyak arahan ..." kita akan membuka tetingkap pilihan yang telah kita bicarakan sebentar tadi.

Pilihan Excel

4. Mengehadkan data yang boleh dimasukkan ke dalam spreadsheet

Bayangkan bahawa anda bekerja dengan data dan ia hanya bergerak dalam rangkaian nilai. Contohnya, dengan jadual harga yang nilai maksimumnya tidak akan melebihi 10,000. Dalam kes yang serupa, ada baiknya meletakkan serangkaian had pada input data sehingga peringatan muncul setiap kali kita berada di luar jangkauan ini.

Untuk melakukan ini, anda harus pergi ke pilihan Data di bahagian atas dan kemudian Pengesahan data. Dalam tab Konfigurasi, had yang berbeza dapat ditentukan, baik melalui nilai numerik dan panjang teks yang akan memungkinkan kita masuk ke dalam sel. Sekiranya kita berkongsi kerja dengan orang lain (atau ingin menetapkan peringatan), kita dapat memasukkan pesan input dan menyesuaikan pesan ralat itu sendiri.

5. Sembunyikan baris

Satu lagi helah Excel berguna yang dapat memberi kita banyak permainan adalah menyembunyikan baris yang kita tidak mahu kelihatan. Ideanya ialah anda dapat menyembunyikan beberapa lajur dengan hasil yang tidak menarik atau yang boleh / harus tetap bersifat peribadi . Perkara ini sangat berguna semasa berkongsi dokumen kerja, tetapi yang penting adalah tidak melihat "ruang belakang".

Untuk menyembunyikan baris, perkara terbaik yang perlu dilakukan ialah memilih sel yang dimaksudkan dan kemudian klik pada kombinasi Control and 9. Anda akan melihatnya hilang serta-merta. Sekiranya anda ingin memulihkannya, anda cukup mudah. Anda hanya perlu menggabungkan kekunci berikut: Control + Shift + 8 . Mereka akan muncul semula dengan segera.

excel carian kabur

Paparan carian kabur dalam Excel 2010

6. Lakukan carian kabur

Seperti namanya, carian kabur adalah mekanisme untuk mencari elemen atau nilai yang tidak sepenuhnya jelas atau tidak kita ingat dengan tepat. Biasanya untuk melakukan carian dalam Microsoft Excel hanya perlu tekan Control + B . Menu segera diaktifkan sehingga kita dapat memasukkan parameternya.

Sekiranya anda tidak pasti apa sebenarnya yang anda cari, anda boleh menggunakan tanda tanya dan tanda bintang . Yang pertama digunakan untuk mewakili watak dan tanda bintang dapat mewakili satu atau lebih.

Masukkan beberapa baris atau lajur di Excel

7. Tambahkan beberapa baris atau lajur sekaligus di Excel

Memasukkan baris atau lajur baru nampaknya mudah. Tetapi apa yang berlaku apabila kita perlu menambahkan lebih dari satu baris atau lajur dan kita tidak mahu membuang masa? Jangan risau, anda tidak perlu mengulangi operasi beberapa kali. Dalam kes ini, yang perlu anda lakukan ialah memilih bilangan baris atau lajur yang anda mahukan (dua atau lebih, dalam kes ini).

Kemudian, klik kanan pada baris atau lajur yang diserlahkan. Apa yang perlu anda lakukan seterusnya ialah memilih pilihan Sisipkan, dalam menu drop-down . Segera baris atau lajur akan ditambahkan, tepat di sebelah kiri yang pertama kali anda pilih.

cemerlang komen

Paparan komen dalam Excel 2010

8. Masukkan komen dalam sel

Memasukkan komen dalam sel boleh menjadi sangat berguna jika kita mengerjakan dokumen kolaboratif atau kita akan mengirimkannya kepada seseorang. Atau jika dengan membuat dokumen sahaja , kami ingin memasukkan nota panduan untuk semakan kemudian.

Buat komen di Excel

Untuk memasukkan komen, cukup untuk meletakkan diri kita di sel yang menarik bagi kita dan tekan kekunci Shift dan F2 . Anda akan melihat bahawa kotak kecil diaktifkan di mana anda boleh memasukkan semua teks yang anda perlukan. Kotak ini dapat diubah saiznya dengan menyeret tetikus di salah satu titik sempadan.

Setelah anda selesai dengan komen, komen akan hilang dari pandangan lalai dan akan ditunjukkan oleh ikon kecil di dalam sel itu sendiri . Setiap kali anda mengarahkan kursor ke atasnya, kursor akan ditunjukkan semula. By the way, untuk mengedit atau menghapus komen, Anda hanya perlu mengklik dengan butang tetikus kanan dan memilih pilihan.

9. Semak imbas dengan cepat

Menavigasi melalui dokumen Excel dengan banyak data akhirnya menjadi sangat membosankan. Perkara terbaik yang perlu dilakukan dalam kes ini adalah menggunakan pintasan navigasi pantas. Tekan kekunci Control pada masa yang sama anda menekan kekunci anak panah lain pada papan kekunci . Anda akan melihat bahawa pergerakannya pantas dan lincah. Perkara yang menarik mengenai cara bergerak ini adalah ia hanya dilakukan di antara sel yang mempunyai data, jadi anda akan cepat melompati sel yang kosong.

Masukkan Excel nombor sifar

10. Sertakan nilai bermula dengan 0

Dan kami berakhir dengan tipuan Excel yang mudah, tetapi sangat berguna dalam kes tertentu. Biasanya apabila kita menambah nilai yang bermula dengan sifar, Excel menghapusnya. Yang harus anda lakukan dalam kes ini adalah memasukkan petikan sebelum sifar pertama . Semudah itu. Setelah nombor dimasukkan, ia akan ditunjukkan tanpa tanda petik dan dengan sifar.

Ini hanya beberapa trik Excel yang dapat kita temui semasa menggunakan program ini. Ini menyembunyikan banyak lagi, dan dengan tahap kerumitan yang semakin meningkat.