Outlook adalah salah satu alat e-mel yang paling popular . Kami telah menggunakan program ini selama bertahun-tahun untuk menguruskan e-mel kami. Tidak menghairankan, ia adalah sistem yang berkesan, dikurniakan banyak alat yang sangat membantu kita untuk teratur.
Dan selain berfungsi sebagai baki e-mel kami, Outlook juga berfungsi sebagai agenda dan memungkinkan kami untuk mengkonfigurasi peringatan untuk sebarang peristiwa atau tugas . Hari ini kami berangkat untuk menjawab 20 soalan Outlook praktikal. Kami harap anda menganggapnya berguna.
1. Bolehkah saya menggunakan pintasan papan kekunci?
Sudah tentu. Ini adalah salah satu fungsi paling praktikal yang dimiliki oleh semua program dalam suite Microsoft Office. Sekiranya anda mengetahui jalan pintas papan kekunci ini, anda akan dapat menguruskan surat anda dengan lebih cepat . Yang paling banyak digunakan adalah seperti berikut:
- Alt + S : Hantar e-mel
- Ctrl + R : Balas e-mel
- Ctrl + M : Hantar dan terima e-mel
- Alt + W : Langkau ke e-mel seterusnya atau beralih ke paparan kalendar mingguan
- Alt + R : Balas ke semua atau beralih ke paparan kalendar kerja mingguan
- Ctrl + G : Buka kotak "Pergi ke tarikh" untuk melompat ke hari yang kita mahukan di kalendar
2. Adakah mungkin untuk menghapus mesej yang tidak menarik minat saya dengan cara yang lebih automatik?
Ya. Dan ini adalah kaedah yang baik untuk menguruskan mesej anda dengan lebih pantas. Yang mesti anda buat hanyalah membuat peraturan. Sebagai contoh, jika anda berminat untuk menghapus mesej dari pengirim tertentu, anda hanya perlu melakukan perkara berikut: klik pada mesej dengan butang tetikus kanan dan kemudian pilih Buat Peraturan. Periksa pilihan Padam dan tentukan pengirimnya . Setelah selesai, jangan lupa klik Buat Peraturan atau OK.
3. Adakah mungkin untuk membuat satu atau lebih tandatangan untuk e-mel?
Sudah tentu. Ini adalah salah satu fungsi Outlook yang paling klasik. Sekiranya anda ingin membuat tandatangan atau tanda tangan yang berbeza untuk e-mel anda, anda perlu melakukan perkara berikut: tulis e-mel baru, membuka mesej baru. Klik pada butang Tandatangan untuk mengkonfigurasinya: anda mempunyai pilihan untuk menambah seberapa banyak yang anda mahukan.
Apabila anda ingin menambahkannya ke e-mel, anda hanya perlu mengkliknya sehingga dimasukkan secara automatik . Ulangi proses yang sama untuk semua tandatangan yang perlu anda sertakan.
4. Bagaimana saya dapat menjimatkan masa menulis mesej?
Terdapat fungsi yang membolehkan kita memasukkan elemen cepat tertentu ke dalam teks. Ia boleh menjadi frasa atau serpihan yang sering anda tulis. Untuk menambahkannya ke e-mel secara automatik, pilih teks dan klik pada Item Pantas> Masukkan . Masukkan nama. Anda boleh memasukkannya bila-bila masa yang anda mahukan dan anda tidak perlu menulis semula.
5. Bagaimana memasukkan gambar dalam surat?
Sekiranya anda ingin memasukkan gambar ke dalam e-mel sehingga dipaparkan dengan teks yang telah anda tambahkan, itu juga mudah bagi anda. Daripada menambahkan lampiran, klik pada menu Sisipkan> Imej atau Clipart. Gambar akan ditampal terus ke badan mesej dan anda boleh mengedit dan mengubah saiznya mengikut kehendak anda.
6. Bagaimana melakukan carian yang lebih cekap?
Anda mungkin sering mencari perkara yang sama. Contohnya, e-mel yang dihantar oleh Marta kepada anda. Untuk menjadikan carian ini lebih cekap, anda boleh menyediakan folder carian. Buat folder carian Baru , memilih antara pilihan lalai yang berbeza (orang tertentu, e-mel penting ...) dan mengkonfigurasi carian tersuai.
Untuk mencari mesej dengan lebih pantas, anda juga boleh menggunakan penapis. Dalam pilihan Tapis e-mel, anda boleh memilih tab Laman Utama dan memilih jenis e-mel yang ingin anda lihat: belum dibaca, pilih kategori, dengan lampiran atau yang diterima minggu ini.
7. Bolehkah saya mengatur surat saya dengan lebih baik?
Terdapat bahagian dari mana anda boleh membuat peraturan. Ini bermaksud jika anda mahu, anda boleh melakukan tindakan automatik yang berbeza pada e-mel anda. Dan ini akan menjadikan perkara lebih mudah bagi anda. Cukup klik pada butang menu Peraturan dan Makluman .
Pilih Peraturan Baru untuk mengkonfigurasi pilihan yang anda pertimbangkan . Anda akan melihat bahawa anda dapat menandakan mesej orang tertentu sebagai tindak lanjut, memindahkan mesej ke folder tertentu atau memainkan bunyi tertentu semasa menerima e-mel dari seseorang. Pilihannya sangat luas dan boleh dikonfigurasi sepenuhnya.
8. Bagaimana jika saya ingin menghantar mesej tanpa menunjukkan penerima?
Ini adalah isyarat yang sangat sederhana, tetapi banyak orang melupakannya. Dan ini sering berlaku. Sekiranya anda ingin menghantar mesej tanpa menunjukkan penerima, yang harus anda lakukan di Outlook ialah menambahkan semua penerima di kotak Bcc dan bukannya CC. Dengan cara ini, tidak ada yang akan melihat siapa lagi yang menerima mesej itu.
9. Bolehkah e-mel dijadualkan untuk dikirim pada waktu tertentu?
Menjadualkan mesej e-mel cukup mudah. Dalam mesej yang dimaksud, akses butang Delay penghantaran. Dari sini anda boleh memilih jam berapa anda mahu menghantar mesej dan banyak pilihan lain. Dengan cara ini, anda dapat menyampaikan mesej anda pada masa yang anda mahukan.
10. Bagaimana mengkonfigurasi balasan automatik?
Sudah tiba masanya percutian, jadi anda harus menyediakan mesej balasan automatik klasik. Mereka sangat berguna untuk memberi amaran kepada kenalan kami bahawa kami tidak akan tersedia pada hari-hari tertentu. Untuk menyiapkannya, pilih Fail> Balasan Automatik> Kirim Balasan Automatik.
Anda dapat menetapkan selang tertentu agar mesej ini dikirim secara automatik. Walaupun anda juga boleh mematikan respons secara manual. Di ruang dalam organisasi saya, anda perlu menulis jawapan yang menarik bagi anda dan tekan OK.
11. Adakah saya mempunyai pilihan untuk menambah nota atau peringatan?
Sudah tentu, kami telah menunjukkan bahawa Outlook adalah alat yang sangat berguna untuk menguruskan e-mel, tetapi juga untuk bertindak sebagai pembantu. Anda boleh menambah nota dengan mengklik pintasan berikut Ctrl + Shift + N . Anda akan melihat dengan segera sejenis nota yang serupa dengan catatan yang muncul, yang boleh anda gantung di mana-mana tempat.
Pada dasarnya ia mempunyai nada kekuningan, seperti selepas yang sebenar , tetapi anda boleh mengubah suai nada dengan warna yang anda mahu. Kemudian anda boleh menguruskan nota-nota ini sesuai dengan anda.
12. Bolehkah saya membuat senarai pengedaran?
Ya, ini adalah pilihan yang sangat praktikal untuk mengelakkan daripada menambahkan pengirim yang sama seperti biasa ke senarai e-mel atau pengedaran. Dalam ruang nama, pilih nama kumpulan kenalan anda.
Seterusnya, anda perlu memilih ahli yang berbeza. Anda boleh melakukannya dari buku kenalan. Kemudian Simpan dan tutup. Senarai edaran anda akan telah pun dibuat dan anda boleh menghantar mesej yang sama yang anda mahu .
13. Bagaimana menjimatkan ruang?
Inersia dari hari ke hari menjadikan banyak kali mesej terkumpul. Di bahagian Fail, anda akan mempunyai pilihan yang berbeza, yang dapat anda lihat dengan mengklik butang Alat Pembersih. Di sini anda akan menemui folder Pembersihan Peti Surat, folder Item Dihapus Kosong, dan Arkib . Gunakannya secara berkala untuk memastikan semuanya tetap teratur.
14. Bolehkah saya menggunakan Gmail di Outlook?
Jawapannya adalah ya. Dan ia akan sangat berguna jika anda lebih suka menggunakan Outlook untuk menjadi teratur. Buka Gmail dan klik pada bahagian Tetapan. Kemudian, dalam tab Mel Meneruskan dan POP / IMAP , pilih pilihan Aktifkan IMAP. Simpan perubahan.
Seterusnya anda perlu mengakses e-mel anda dan memasukkan maklumat yang sesuai dengan akaun. Anda mempunyai data yang anda perlukan di bawah. Akses Tetapan Akaun, dalam Fail , untuk memasukkannya dan mula menikmati e-mel Gmail anda di Outlook.
15. Bagaimana membuat salinan sandaran e-mel saya?
Sandaran sangat penting jika kita mahu menyimpan e-mel yang paling penting. Terutama jika kita menggunakannya untuk bekerja. Pilih Fail> Buka> Import. Pilih pilihan Eksport fail. Pilih Fail Data Outlook (.pst) dan klik Seterusnya.
Pilih akaun / folder yang ingin anda sandarkan, pilih lokasi untuk menyimpan fail, dan klik OK. Anda juga boleh melindunginya dengan kata laluan.
16. Bagaimana membuat templat?
Buka mesej baru dan tulis templat yang anda mahukan. Ini mestilah teks yang sering anda kirimkan dan dalam pengertian ini, anda tidak perlu mengulanginya. Setelah selesai, pilih Fail> Simpan Sebagai> Simpan Sebagai Jenis> Templat Outlook . Masukkan nama templat dan simpan.
Untuk menggunakan templat, dalam Outlook pergi ke Laman Utama> Baru> Item baru> Lebih banyak item dan Pilih borang . Ketik Lihat ke dalam> Templat pengguna dalam sistem fail. Anda akan melihat bahawa folder templat dibuka dan anda mesti menyelamatkan yang paling sesuai. Pilih Buka, tambahkan penerima dan hantar.
17. Bagaimana menjaga agenda agar lebih kelihatan?
Kalendar Outlook sangat berguna, tetapi untuk mengaksesnya anda harus melakukan pencarian. Pilihan yang menarik adalah memuat turun add-on ini, yang membolehkan anda memasang agenda sebagai kertas dinding komputer anda . Dengan cara ini, anda akan melihat semua janji dan tugas anda. Ini dipanggil Outlook On Desktop dan mesti dimuat turun sebagai tambahan.
18. Bolehkah saya mengumpulkan mesej?
Dengan Gmail kita terbiasa melihat pesan yang dikelompokkan berdasarkan percakapan. Nasib baik di Outlook anda boleh melakukan perkara yang sama. Untuk mengelompokkan mesej anda, pergi ke tab pandangan dan pilih pilihan Tunjukkan sebagai perbualan. Di dalamnya anda boleh "Susun oleh" dan memilih pelbagai cara untuk mengkonfigurasi e-mel anda.
19. Bolehkah saya mengkonfigurasi pandangan yang berbeza?
Sudah tentu. Outlook akan membolehkan anda mengkonfigurasi pandangan peti masuk e-mel anda mengikut keinginan anda. Oleh itu, anda boleh memutuskan sama ada anda ingin melihat pratonton mesej, memilih untuk tidak membukanya atau memilih pandangan menegak kanan, kiri atau mendatar. Pilihannya banyak, jadi untuk menguji konfigurasi yang paling sesuai dengan irama kerja anda, lebih baik mengakses bahagian Lihat.
20. Bagaimana jika saya hanya mahu menerima pemberitahuan untuk mesej yang paling penting?
Sekiranya anda berdua menerima puluhan dan puluhan mesej sehari, mungkin menarik untuk mengkonfigurasi pilihan untuk menerima hanya mesej yang paling penting. Pergi ke Fail> Mel dan pergi ke bahagian Ketibaan mesej. Sebaiknya konfigurasikan bahagian ini agar hanya menerima pemberitahuan mengenai perkara yang menarik minat anda. Pada masa yang sama, anda akan mempunyai pilihan untuk mengkonfigurasi bagaimana anda mahu amaran desktop.