Salah satu kelebihan perkhidmatan penyimpanan awan yang tidak diragukan adalah kemampuan untuk mengakses fail dan dokumen dari komputer mana pun dengan sambungan Internet. Yang lain adalah yang dapat anda lakukan tanpa mempunyai salinan yang tidak terhitung jumlahnya di berbagai komputer dengan semakan dan pengubahsuaian dokumen kerja, atau bahawa anda tidak terhad pada kapasiti penyimpanan e-mel untuk berkongsi foto atau video atau apa sahaja yang anda mahukan kepada sesiapa sahaja yang anda mahukan. Yang terakhir adalah apa yang akan kita jelaskan seterusnya: bagaimana menggunakan Dropbox untuk berkongsi fail dan folder .
Perkara pertama ialah mempunyai akaun Dropbox . Sekiranya anda sudah memilikinya, anda hanya perlu log masuk dengan cara biasa dan, jika anda tidak memilikinya, daftarlah ke perkhidmatan tersebut. Ini tidak mungkin lebih mudah. Pada tetingkap permulaan, klik "(atau buat akaun)" dan ikuti langkah-langkah yang ditunjukkan di bawah: berikan nama, nama keluarga, akaun e-mel dan kata laluan, terima syarat penggunaan perkhidmatan dan ... voilí, akaun sudah dibuat. Pada awalnya, ia menawarkan 2 Gb ruang penyimpanan percuma, dengan apa yang ada untuk memuat naik banyak bahan.
Setelah ini selesai, apa yang akan berlaku seterusnya tidak akan menjadi lebih rumit. Program ini membuat ikon jalan pintas di desktop komputer, jadi memuat naik atau memuat turun fail semudah mengkliknya dan memilih "Dropbox Folder" . Cukup dengan mengklik fail atau folder (anda juga boleh memuat naiknya dimampatkan) dan menyeretnya di sana sudah cukup. Setelah dokumen atau folder yang ingin anda kongsi dimuat naik, ini adalah langkah-langkah yang harus diikuti.
Anda harus kembali ke ikon jalan pintas, tetapi bukannya mengklik "Dropbox Folder" , anda harus melakukannya di "Dropbox.com" . Ini membawa anda terus ke skrin utama pengguna, di mana mereka mempunyai folder dan dokumen yang telah mereka muat naik atau kongsi selama ini.
Berkongsi folder atau dokumen sangat serupa. Apabila anda mengklik item yang akan dikongsi, ia akan ditandakan (jika anda mengklik folder atau namanya, ia akan terbuka untuk melihat isinya, jadi lebih baik mengklik bahagian lain dari jalur). Setelah ditandakan, menu ringkas dengan pelbagai pilihan jika berupa folder: Jemput ke folder, Kongsi pautan, Muat turun, Lagi . Sekiranya terdapat dokumen, pilihannya adalah seperti berikut: Kongsi pautan, Muat turun, Padam, Lagi .
Untuk folder, dari pilihan "Undang ke folder" , muncul tetingkap di mana anda hanya perlu memasukkan e-mel orang atau orang yang ingin anda jemput. Tetingkap menunjukkan pautan "Import Kenalan" . Dengan mengklik di sana, pengguna dapat mengimport ke akaun Dropboxnya semua kenalan yang ada di akaun e-mel Gmail , Yahoo atau Facebooknya. Anda juga boleh memilih sama ada anda mahu membenarkan orang yang berkongsi folder itu untuk membagikannya kepada orang lain. Sekiranya anda tidak mahu orang lain dapat berkongsi folder, anda mesti hapus centang kotak yang kelihatan bertanda. Setelah alamat orang yang ingin berkongsi folder dimasukkan, anda boleh meletakkan mesej penjelasan jika anda mahu. Kemudian, hanya dengan mengklik "Share folder" itu akan selesai. Tetamu akan menerima mesej dalam e-mel mereka yang memberitahu mereka yang ingin berkongsi folder dengan mereka, dengan butang yang akan membawa mereka terus ke folder dengan semua kandungannya dalam sesi Dropbox mereka sendiri . Folder bersama ditandai dengan dua siluet di dalam folder.
Sekiranya anda memilih pilihan "Kongsi pautan" , prosesnya hampir sama. Anda harus menunjukkan e-mel penerima pautan, meletakkan mesej, dan memilih antara "Dapatkan pautan" atau "Kirim" . Sekiranya "Dapatkan pautan" dicentang , program akan membuat url yang akan disalin terus ke papan keratan komputer. Sekiranya memilih "Kirim" , url akan dikirim terus ke alamat yang ditunjukkan dalam bentuk pautan. Penerima hanya perlu mengklik pautan tersebut untuk melihat dokumen dan memuat turunnya. Proses untuk berkongsi pautan dalam kes dokumen adalah sama.
Keuntungan lain yang perlu diingat adalah bahawa, jika orang yang dokumennya dikongsi tidak mempunyai akaun Dropbox dan memutuskan untuk mendaftar selepas jemputan, "pengundang" memperoleh penyimpanan tambahan 500 Gb percuma .