Adakah anda salah seorang yang masih lebih suka e-mel Microsoft klasik daripada Google? Atau jenis yang mesti menggunakan Outlook (Hotmail lama) dan bukannya Gmail untuk bekerja? Nah, jangan ketinggalan siri trik ini untuk menjadikan pengurusan e-mel anda lebih selesa, diperibadikan dan mudah. Dan terdapat banyak alat yang harus anda ketahui mengenai Hotmail / Outlook yang dapat membantu anda dalam sehari-hari.
1. Cara menggunakan mod gelap
Ini adalah trend umum yang datang langsung dari telefon bimbit. Ada yang menggunakannya untuk mengelakkan mata mereka terkurung ketika mereka menghabiskan berjam-jam di hadapan telefon. Yang lain memanfaatkannya untuk berusaha menambah bateri telefon bimbit mereka. Dalam kes ini, anda juga dapat menggunakan mod gelap Outlook di komputer anda, yang membantu mengelakkan penglihatan anda rosak akibat kecerahannya.
Anda hanya perlu pergi ke gegancu di sudut kanan atas. Apabila dipaparkan, anda akan melihat fungsi Dark Mode . Hidupkannya untuk mengubah penampilan semua e-mel, menukar warna dan putih untuk hitam dan kelabu. Sudah tentu, beberapa tema tidak tersedia dalam versi gelapnya, jadi anda harus memilih untuk menukar reka bentuk dengan cara yang paling mudah dan kemudian mengaktifkan mod gelap agar dapat menggunakannya untuk keuntungan anda.
Dan berhati-hati kerana tema gelap juga terdapat di aplikasi mudah alih. Anda boleh mengaktifkannya dengan menampilkan menu sampingan dengan butang dengan tiga jalur, di sini anda mengakses tetapannya. Kemudian tatal ke bawah ke bahagian Pilihan, di mana anda akan menemui submenu Tema . Dengan mengkliknya, anda boleh memilih antara tema cahaya biasa, yang gelap atau yang dibentuk oleh penjimatan bateri. Dengan cara ini anda dapat menikmati tema apa pun atau kedua-duanya bergantung pada tahap cas telefon bimbit anda.
2. Susun kalendar anda
Terdapat fungsi lanjutan yang paling menarik jika anda menggunakan e-mel asas untuk kerja dan hari anda. Maksudnya, jika anda ingin menetapkan e-mel dengan petunjuk tarikh, anda boleh melakukannya untuk membuat organisasi dan alat produktiviti dari e-mel ini. Secara langsung di desktop dan tanpa perlu melakukan apa-apa. Hanya berikut.
Klik pada ikon kalendar di bar atas, di sebelah kiri tetingkap. Di sini anda mempunyai pilihan untuk mengatur kalendar atau tugas yang harus anda lakukan untuk hari ini. Semudah menyeret e-mel dari peti masuk ke sebelah kanan, sebelah kalendar. Ini akan membuka tetingkap baru supaya anda dapat mengatur maklumat ini sebagai tugas atau janji temu. Semua ini dengan maklumat e-mel secara langsung dalam tugas. Oleh itu, anda akan mempunyai segalanya dan anda akan tahu apa yang harus anda lakukan setiap masa.
3. Senarai tugas
Walau bagaimanapun, jika daripada janji temu e-mel kerja anda perlu mengatur tugas, anda juga boleh melakukannya dengan Outlook tanpa menggunakan alat atau agenda lain. Maksudnya, anda boleh menjana tugas harian anda dan mengumpulkan semua maklumat yang dikumpulkan dalam e-mel sehingga tidak ada yang berlaku kepada anda.
Klik pada ikon kalendar di kanan atas skrin untuk memaparkan pilihan ini. Dan, bukannya tinggal di kalendar, klik pada pilihan Yang Perlu Dilakukan . Di sini anda boleh membuat tugas seperti mengatur pesta, membeli-belah, atau tindakan lain yang lebih terperinci. Perkara yang menarik ialah anda boleh menyeret e-mel ke pelbagai tugas yang dibuat untuk menyusun maklumat ini mengikut tugas.
4. Alat nota
Outlook lebih daripada sekadar alat e-mel. Anda telah melihatnya dengan fungsi di atas, tetapi anda juga dapat memeriksanya dengan menggunakannya sebagai alat catatan. Sesuatu yang bermaksud bahawa anda tidak memerlukan agenda untuk membawa semua maklumat bersama anda.
Di sebelah kiri skrin, di sebelah kotak surat yang berlainan, terdapat bahagian yang disebut Catatan . Di sini anda boleh menambah nota yang berlainan supaya anda tidak melupakan sebarang maklumat. Anda juga boleh membuat kod warna untuk nota yang berbeza, menggunakan sumber seperti senarai dan format teks, dll.
5. Kembali ke format klasik
Format perbualan dalam e-mel boleh menjadi sangat praktikal apabila anda menghantar banyak mesej dengan pengguna lain. Kaedah untuk menyusun mengikut topik dan tidak mempunyai kotak masuk yang berantakan sepenuhnya. Tetapi jika anda adalah salah satu pengguna klasik yang memilih untuk mempunyai setiap mesej baru di bahagian atas dulang anda, inilah yang harus anda lakukan.
Cukup klik pada roda gigi untuk memaparkan tetapan Outlook asas. Di sini anda akan melihat bahagian khas mengenai paparan Perbualan . Anda mempunyai tiga pilihan: tunjukkan mesej terbaru di bahagian atas, tunjukkan mesej terbaru di akhir perbualan atau, apa yang mungkin menarik bagi anda dalam kes ini: dinyahaktifkan. Dengan pilihan terakhir ini, peti mel anda akan berhenti mengelompokkan respons dan akan menunjukkan setiap mesej secara individu.
6. Pembersihan surat automatik
Terdapat formula untuk mengautomasikan pembersihan e-mel di Outlook. Iaitu, cara menjadualkan e-mel tertentu untuk hilang dari peti masuk anda untuk mengelakkannya menjadi tepu. Yang perlu anda buat hanyalah membuat peraturan atau jadual dan kemudian menerapkannya pada pembersihan.
Paparkan tetapan Outlook pada roda gigi. Kemudian lihat di hujung tab ini untuk pilihan untuk mengakses tetapan lain, yang akan memunculkan tetingkap pop timbul baru.
Di skrin tetapan lanjutan ini, klik Peraturan untuk membuat jadual yang disebutkan di atas. Di sini anda boleh menamakan peraturan, tetapi yang penting ialah anda membuat kriteria. Paparkan bar pilihan Pilih syarat dan cari di sini untuk kriteria ukuran Mesej. Anda boleh memilih minimum atau maksimum, agar e-mel yang sesuai dengan kriteria tersebut dihapuskan. Anda mesti memilih bilangan kb untuk ini berlaku, tentu saja. Dan, tentu saja, anda mesti memilih pilihan hapus. Ini akan menjadi formula yang sesuai sehingga mesej ini sering dihapus.
7. Buat tandatangan untuk e-mel anda
Ia kelihatan profesional, berguna untuk mengelakkan membuang masa menghantar maklumat hubungan dan anda dapat mengautomasikan semuanya. Tanda tangan di e-mel tidak pernah menyakitkan . Dan Outlook membolehkan anda membuat sendiri dengan mudah.
Yang harus anda lakukan ialah memaparkan tetapan pada roda gigi dan kemudian mengakses pilihan lanjutan di bahagian bawah menu yang dipaparkan. Dengan ini, tetingkap baru akan muncul di mana anda mesti mengklik Mail , dan kemudian pada Tulis dan balas .
Dengan ini anda mendapat menu di mana anda boleh menulis tandatangan yang anda mahukan. Perkara yang baik ialah, di kotak teks, anda juga mempunyai pilihan format dan warna untuk membiarkan semuanya sesuai dengan keinginan anda. Anda juga boleh menambah gambar dan pautan . Tetapi di atas segalanya, pastikan untuk menyemak pilihan untuk memasukkan tandatangan di setiap e-mel baru yang anda tulis, dan juga dalam penghantaran dan balasan, jika itu yang anda mahukan.
8. Buat respons automatik
Apabila anda bercuti atau memutuskan untuk menangguhkan masalah kerja, anda boleh menyampaikannya kepada semua orang atau membuat respons automatik sehingga anda tidak perlu bekerja berkali-kali dengan perkara yang sama. Dan Outlook membenarkannya.
Yang harus anda lakukan ialah memaparkan tetapan dan mengakses bahagian tetapan lanjutan di akhir senarai ini. Di tetingkap baru yang muncul, klik pada Mail dan kemudian pada submenu balasan automatik.
Di sini anda harus mengaktifkan fungsi dan menulis mesej yang ingin anda hantar secara automatik ke semua e-mel masuk di peti masuk anda. Sudah tentu, anda juga dapat menentukan bahawa respons ini hanya dihantar ke mesej yang tiba antara tarikh tertentu, atau hanya ke kenalan tertentu.
9. Muat turun semua mesej anda
Adakah anda perlu membersihkan e-mel anda tanpa kehilangan satu butiran? Terdapat pilihan menarik untuk ini: muat turun semua mesej e-mel anda. Sesuatu yang Outlook membolehkan anda lakukan seperti berikut.
Tampilkan tetapan dan akses menu lanjutan dengan pilihan terakhir dalam menu ini. Di tetingkap pop timbul anda mesti pergi ke bahagian Umum dan kemudian klik pada submenu Privasi dan data. Di sini anda akan menemui fungsi kotak mel Eksport . Sudah tentu prosesnya boleh memakan masa sehingga 4 hari . Apabila sandaran sudah siap, anda akan menerima e-mel baru dengan pautan untuk memuat turun semua kandungan di komputer anda.
10. Elakkan gangguan
Sekiranya anda pengguna mudah alih, anda boleh mengelakkan gangguan penerimaan e-mel setiap dua hingga tiga pada Telefon Pintar anda. Kerana e-mel selalu berguna, tetapi sangat menyusahkan untuk diberi tahu setiap langkah. Itulah sebabnya ada formula untuk menghindari gangguan dan tidak diberitahu dengan setiap pesan masuk dalam aplikasi bergerak.
Anda hanya perlu membuka aplikasi dan memaparkan menu sampingan di sebelah kiri. Klik pada tiga jalur di sudut kiri atas untuk ini. Kemudian, di sebelah alamat e-mel anda, di bahagian atas, klik pada ikon loceng. Di sini anda boleh menetapkan masa yang anda mahu kekal tanpa amaran. Ia boleh dibuat secara manual, sehingga anda menyahaktifkannya, selama satu jam, atau bahkan sehingga keesokan harinya. Anda juga mempunyai beberapa pilihan untuk menjadualkan penutupan pemberitahuan semasa perjalanan, mesyuarat dan acara lain di kalendar anda.
11. Tindakan pantas dalam aplikasi
Kelebihan lain menggunakan Outlook di telefon bimbit adalah kepantasan ketika menguruskan peti masuk. Berkat reka bentuknya, kami dapat melakukan tindakan secara langsung tanpa memasukkan mesej, yang memungkinkan kami untuk menghapus atau mengarkibkan semua ini secara langsung. Kami juga dapat menyesuaikan tindakan pantas ini.
Masukkan Tetapan dengan roda gigi di menu drop-down di sebelah kiri layar. Di sini anda akan menemui menu Pilihan untuk meleret. Dengan ini anda akan memasuki skrin baru di mana anda boleh memilih tindakan ketika anda meluncur ke kanan dan ketika anda meluncurkan mesej ke kiri. Klik pada pilihan Tukar untuk memilih tindakan setiap gerak isyarat: hapus, arkibkan, tandakan sebagai dibaca, pindah ke folder, tandakan, tunda, baca dan arkibkan atau tidak ada tindakan.