Adakah anda mahu komputer anda berfungsi untuk anda semasa anda bercuti? Anda mungkin tidak dapat menyuruhnya melakukan semua tugas, tetapi ia dapat membantu anda berehat dengan lebih tenang. Sekiranya anda melakukan perjalanan (sesuatu yang cukup biasa pada masa ini tahun) anda mungkin ingin memberitahu mereka yang menghantar e-mel kepada anda secara automatik. Dengan cara ini, apabila anda menghantar mesej kepada mereka, mereka akan menerima balasan dengan teks pilihan anda. Tetapi itu mungkin seperti " Saya akan pergi bercuti hingga hari ini" ¦ Sementara itu, anda boleh menghubungi "¦ "
Oleh itu, perlu beberapa minit. Tetapi dengan cara ini anda dapat menikmati selebihnya dengan ketenangan untuk membiarkan semuanya terikat dan terikat dengan baik. Ikuti sahaja langkah-langkah di bawah ini ”¦
Sekiranya anda bekerja di syarikat yang mempunyai perkhidmatan mel maju, anda mungkin mempunyai pilihan yang telah dibuat untuk tujuan ini. Menggunakan program e-mel yang paling popular, Microsoft's Outlook, pilihan ini terdapat di menu Tools dan disebut "Out of Office Assistant." Sekiranya ini berlaku, prosesnya lebih mudah dan automatik.
Sekiranya pilihan ini tidak muncul di menu Alat, anda juga dapat menikmatinya. Walaupun, dalam hal ini, perlu dijelaskan bahawa mesej itu akan dihantar secara automatik setelah anda memuat turun e-mel dari Outlook dan di komputer yang sama dengan yang anda telah memprogramkannya.
Sebelum pergi, untuk menghasilkan respons automatik ini, anda mesti mengikuti langkah-langkah berikut:
1) Tuliskan mesej balasan automatik . Anda membuat mesej baru (pilih Baru di bar alat atau ketik Ctrl + U) dan menulis subjek dan isi mesej yang akan dihantar kepada semua orang yang menulis kepada anda semasa ketiadaan anda. Sebagai contoh, kita boleh meletakkan sesuatu seperti “ Dari 1 Ogos hingga 15 Ogos saya akan keluar dari pejabat untuk bercuti. Atas sebab ini, saya akan mempunyai akses terhad ke e-mel saya. Sekiranya ini adalah masalah yang mendesak, sila hubungi Mr. Pérez melalui telefon XXX atau melalui e-mel "¦ "
Setelah mesej ditulis (jangan lupa untuk meletakkan subjek, seperti "balasan automatik" "tidak hadir untuk bercuti") simpan perubahan. Mesej ini akan masuk ke folder Draf. Buka folder ini, pilih pesan (jangan membukanya, cukup pilih dengan butang tetikus kiri) dan pergi ke menu File dan pilih "Save as" ¦ "
Kotak dialog akan muncul untuk anda memilih nama dan ekstensi fail. Pilih nama yang akan anda ingat nanti. Penting bahawa dalam pilihan "Simpan sebagai jenis" anda memilih "Templat Outlook". Anda memberikannya untuk menyimpan dan pergi ke bahagian seterusnya.
2) Buat peraturan dalam program e-mel anda . Peraturan adalah tingkah laku automatik yang dilakukan oleh program ketika menerima atau mengirim pesan tertentu. Ini berfungsi untuk helah ini, tetapi juga untuk banyak kemungkinan lain. Contohnya, hapus atau simpan mesej secara automatik dari seseorang atau dengan teks tertentu dalam subjek dalam folder.
Dalam menu Alat, pilih "Peraturan dan Makluman". Tekan butang "Peraturan baru" dan pilih pilihan berikut "Mulakan dari peraturan kosong" dan "Periksa mesej ketika mereka tiba". Klik Seterusnya.
Pada Langkah 1 kita harus memilih syaratnya. Kami akan menerangkan syarat yang harus dipilih supaya mesej itu sampai ke seluruh dunia, tetapi jika anda ingin menghantar notis percutian ini hanya kepada orang tertentu, pilih saja pilihan lain untuk menyesuaikan prosesnya. Pilih "di mana nama saya berada di kotak Ke atau CC" dan klik Seterusnya. Di tetingkap lain pilih "balas menggunakan templat tertentu". Dan klik pada frasa "templat tertentu" untuk memilih templat yang baru anda buat. Jika tidak muncul di jendela, di menu tarik-turun "Cari di" kami memilih "Templat pengguna dalam sistem file".
Klik Buka dan kemudian Seterusnya untuk pergi ke tetingkap pengecualian. Di sini anda dapat menyesuaikan beberapa pengecualian berdasarkan banyak pemboleh ubah. Apabila anda selesai, klik Seterusnya. Akhirnya, berikan nama pada peraturan dan pilih untuk mengaktifkannya sekarang atau tidak. Sekiranya anda masih tidak mahu mengaktifkannya, anda boleh melakukannya kemudian. Akhirnya, klik Selesai.
3) Kami akan bercuti . Sekarang adalah masa untuk mengaktifkan peraturan yang baru anda buat. Kembali ke menu Alat dan pilih "Peraturan dan Makluman." Peraturan yang dibuat harus muncul di sini. Untuk mengaktifkannya, pilih saja di kotak di sebelah kiri pembaris. Tekan Terima dan ambil beg pakaian. Mulai sekarang, apabila anda menyambung ke surat, anda akan menghantar mesej percutian secara automatik kepada semua orang yang menulis anda pada tarikh tersebut.
Ketahui lebih lanjut mengenai cara menggunakan Pembantu Luar Pejabat di halaman ini dari Microsoft.