Sekiranya anda pergi bercuti, anda mesti meninggalkan semua yang terikat dan terikat dengan baik. Sekiranya anda biasanya berkomunikasi dengan pelanggan, rakan sekerja dan rakan sekerja anda melalui e-mel, anda perlu mengaktifkan apa yang disebut sebagai mesej respons automatik untuk memberitahu mereka bahawa anda sedang menikmati waktu rehat dan bahawa sehingga anda kembali, anda tidak akan dapat memberi respons kepada mereka untuk menguruskan permintaan mereka. . Beberapa hari yang lalu kami memberitahu anda cara mengaktifkan balasan automatik di Gmail . Namun, jika anda menggunakan Outlook, anda harus mengikuti prosedur yang berbeza. Menyiapkannya hanya memerlukan beberapa minit. Anda akan melihat bahawa sangat mudah jika anda mengikuti petua berikut:
1) Sekiranya anda menggunakan Outlook 2010, anda hanya perlu membuka program dan klik pada menu File> Maklumat> Respons automatik .
2) Klik pada butang Respons automatik dan pilih pilihan Kirim respons automatik . Menu persediaan akan diaktifkan dengan cepat. Sejenis pembantu di mana anda boleh menulis mesej yang ingin anda hantar ke kenalan anda.
3) Pertama, anda mesti memilih berapa lama anda mahu menghantar respons dari luar pejabat kepada orang yang menghubungi anda. Anda boleh memilih julat tarikh , misalnya, dari hari anda mula bercuti hingga hari yang sama anda kembali. Sekiranya anda tidak menunjukkan tarikh akhir , anda harus menyahaktifkan penghantaran mesej secara manual, mengundurkan langkah anda dan mengubah konfigurasi.
4) Sekarang anda boleh menulis mesej anda. Di bahagian bawah menu, anda akan menemukan kotak putih di mana untuk menambahkan teks, jika anda mahu dengan mengedit font, ukuran dan warna dan memasukkan pautan, jika anda ingin mengarahkan pengirim anda ke laman web tertentu.
Pada ketika ini, kami harus memberitahu anda bahawa anda boleh mengkonfigurasi dua jenis mesej . Satu untuk mereka yang berada dalam organisasi anda (jika anda ingin menunjukkan bahawa anda tiada, walaupun mereka mungkin sudah tahu) dan satu lagi untuk mereka yang berada di luar, orang yang tidak perlu mengetahui bahawa anda sedang bercuti, untuk Kecuali anda telah memberitahu mereka secara peribadi.
5) Akhirnya, anda juga mempunyai pilihan untuk membuat peraturan agar sistem tindak balas automatik seefektif mungkin dan tidak menjadi mesin untuk membombardir mesej kepada semua orang. Beberapa pilihan yang dapat dikonfigurasi membolehkan anda meneruskan mesej masuk kepada rakan sekerja lain yang dapat bertindak balas atau menangani masalah tersebut untuk anda, menghantar mesej tersebut ke akaun Gmail atau Hotmail yang lain supaya kami dapat menyemaknya melalui akaun peribadi kami, memadam mesej dari pengirim tertentu atau mengatur pesanan dalam folder sehingga apabila kita kembali bekerja kita tidak akan mendapati diri kita berada dalam peti masuk yang benar-benar kacau.
Untuk menambahkan mana-mana peraturan ini (terdapat puluhan pilihan untuk mengklasifikasikan dan menguruskan mesej semasa kita pergi) anda hanya perlu mengklik butang Tambah peraturan atau Edit peraturan untuk mengubahnya.
Foto oleh: Rick Scully dan TripShake